Código de ética
Nuestro código de ética es la guía del comportamiento y desempeño de nuestra empresa, sustentando su éxito en base a la confianza de sus grupos de interés.
I. Introducción
El presente Código de Ética se fundamenta en los valores que nos distinguen y que guían nuestro comportamiento diario. Este Código forma parte integral de nuestra conducta tanto dentro como fuera de la empresa y nos ayuda a mantener una congruencia alineada a estos valores.
Nuestros valores son los siguientes:
• Excelencia
• Integridad
• Compromiso Social
• Confiabilidad
• Proactividad
Estos valores son los pilares que nos diferencian y definen nuestra forma de hacer negocios, permitiéndonos posicionarnos en el mercado a lo largo del tiempo.
II. Propósito
Reconocemos que el éxito de nuestro negocio depende de la confianza de nuestros clientes, colaboradores, proveedores, accionistas y demás grupos de interés. El propósito de este Código es comunicar los valores y principios éticos que rigen nuestra conducta y fomentar un comportamiento ético entre nuestros colaboradores, proveedores, clientes y otros grupos de interés, como parte de nuestra cultura empresarial.
III. Alcance
Este Código establece las obligaciones de comportamiento exigibles a nuestros colaboradores en relación con la empresa, así como los estándares de conducta que esperamos de nuestros grupos de interés. Además, establece un mecanismo de denuncia confidencial para que los colaboradores, clientes, proveedores y otros puedan comunicar cualquier irregularidad significativa que, en su opinión, viole este Código.
IV. Normas Éticas
A) Respeto a la Persona
1. Respetamos la dignidad de las personas y reconocemos su libertad y privacidad. Rechazamos la discriminación por género, estado civil, religión, condición social, afiliación política, origen étnico, nacionalidad, discapacidad u otra condición protegida por la ley.
2. Estamos comprometidos a:
Cumplir las leyes y regulaciones aplicables, así como las disposiciones de este Código de Ética y los procedimientos internos establecidos en la empresa.
Observar una conducta honesta, respetuosa, colaborativa e innovadora.
Mantener la confidencialidad de la información de la empresa, incluyendo procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos y de mercado, entre otros.
Evitar llevar a cabo actividades externas que puedan afectar nuestro desempeño y responsabilidades.
No involucramos a la empresa en actividades políticas, dejando en claro que actuamos a título personal.
Mantener un trato digno y respetuoso hacia nuestros compañeros de trabajo y todas las personas con las que nos relacionamos.
No toleramos el hostigamiento o acoso sexual.
Utilizar adecuadamente los sistemas operativos, fotografías o ilustraciones, redes sociales, correos electrónicos y conversaciones telefónicas en el desempeño de nuestro trabajo.
Hacer un uso efectivo y eficiente de nuestro horario de trabajo.
3. Es nuestro deber denunciar de buena fe cualquier acto u omisión que viole este Código de Ética. No permitimos represalias contra las personas que colaboren en una investigación sobre posibles incumplimientos del presente código.
B) Relaciones con Clientes y Proveedores
1. Relación con Clientes
Aquellos que tenemos la responsabilidad de atender a los clientes nos comprometemos a brindarles siempre un trato profesional, transparente y honesto. Nos esforzaremos por proporcionar productos y servicios de la mejor calidad y en el tiempo acordado, cumpliendo con las leyes aplicables y las normas internas de nuestra empresa.
La promoción y los argumentos de venta que utilicemos deben ser veraces y no contener información falsa o engañosa sobre los servicios que ofrecemos. Solo ofreceremos servicios que estemos en capacidad de brindar y nos comprometeremos únicamente con acciones que podamos cumplir.
2. Relación con Proveedores
En línea con nuestros valores, nos aseguraremos de que nuestra lista de proveedores esté compuesta únicamente por aquellos que compartan los valores éticos de nuestra empresa y mantengan una reputación sólida en términos de equidad e integridad en sus transacciones.
Aquellos de nosotros encargados de negociar la adquisición de bienes y servicios debemos tratar a los proveedores de manera profesional y honesta, siempre buscando los mejores intereses de la empresa dentro del marco legal.
Los procesos de adquisición de bienes y servicios se llevarán a cabo de forma transparente, garantizando la participación justa y equitativa de los proveedores en base a criterios objetivos de calidad, solvencia, especialización, oportunidad, rentabilidad y servicio. Siempre cumpliremos con los lineamientos establecidos en los controles internos.
C) Relaciones con Autoridades y Comunidad
1. Como colaboradores, estamos comprometidos a cumplir plenamente con las leyes y regulaciones aplicables en el desarrollo de nuestras actividades.
2. Cooperaremos en todo momento con las autoridades competentes, actuando de acuerdo con la ley y en defensa de los legítimos intereses de la empresa.
3. Trataremos a las autoridades con respeto, reconociendo su posición y autoridad.
4. Cualquier trato, trámite o relación que tengamos con dependencias o funcionarios gubernamentales en representación de la empresa se llevará a cabo de acuerdo con las leyes aplicables.
5. Observaremos y respetaremos las normas sociales y las buenas costumbres que fomenten una convivencia saludable con la comunidad donde operamos, con el objetivo de preservar la buena imagen y el prestigio de la empresa.
D) Conflicto de Intereses
1. Como colaboradores, nos abstendremos de tener intereses en negocios que proporcionen productos o servicios a la empresa, o que compitan con ella, a menos que hayamos obtenido previamente la autorización de la Gerencia General.
2. Evitaremos realizar o influir en operaciones de prestación de servicios con parientes, familiares o empresas de su propiedad, a menos que dichas personas o empresas sean competitivas en términos de precio, calidad y servicio, se encuentren fuera de nuestra área de responsabilidad y hayamos justificado previamente este hecho ante el Comité de Ética.
3. Cuando una persona se sienta influida en su capacidad para cumplir sus responsabilidades con objetividad, por recibir presiones por parte de terceras personas que están utilizando su posición, autoridad o influencia en la empresa, deberá reportarlo de inmediato con su superior o al Comité de Ética.
4. Debe evitarse interceder para satisfacer requerimientos de superiores, subalternos, compañeros de trabajo, familiares o amigos, si con ello se perjudica a la empresa.
E) Manejo de Información
1. Queda estrictamente prohibido alterar cualquier tipo de información o falsificar operaciones con el objetivo de simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para obtener algún beneficio personal.
2. Aquellas personas que tengan acceso a información privilegiada, reservada o que por su naturaleza deba considerarse confidencial, deben tomar todas las medidas necesarias para mantener su absoluta confidencialidad y extremo cuidado, evitando su divulgación o filtración a personas no autorizadas. En caso de detectar pérdida o fuga de información, ya sea por cualquier causa, se debe informar de inmediato al superior jerárquico correspondiente.
3. Los colaboradores de la empresa se abstendrán de utilizar en beneficio propio o de comunicar de cualquier manera cualquier dato, información o documento obtenido durante el ejercicio de su actividad en la empresa.
4. La obligación de confidencialidad persistirá incluso después de finalizar la relación con la empresa, y abarcará la obligación de devolver cualquier material relacionado con la empresa o sus clientes que esté en posesión del colaborador al momento de finalizar su vínculo con la organización.
5. Aquellos que realicen actividades externas complementarias, como expositores, especialistas o consultores en eventos de su competencia, deberán abstenerse de utilizar información confidencial de la empresa, limitándose únicamente al uso de información pública.
6. Es fundamental que todos los colaboradores cumplan con estos lineamientos para garantizar la integridad y seguridad de la información de la empresa y preservar la confianza de nuestros clientes y socios comerciales.
F) Regalos y Atenciones
En nuestra empresa, está estrictamente prohibido recibir regalos valiosos, condiciones ventajosas, viajes, comisiones u cualquier otra forma de atención por parte de clientes, proveedores, contratistas, empresas o personas con las que se realicen operaciones, a menos que se trate de casos institucionales y de carácter general debidamente autorizados por el superior jerárquico. En caso de tener dudas al respecto, se debe consultar al Comité de Ética para obtener una resolución.
G) Protección de Activos
1. Todo el personal de la empresa es responsable de la custodia, salvaguarda y buen uso de los activos que se encuentran bajo su control.
2. Los activos propiedad de la empresa, así como los servicios a los que el personal tiene acceso, deben utilizarse exclusivamente para el desempeño de sus funciones y en beneficio de la empresa.
En ningún caso deben ser utilizados con fines distintos, a menos que se cuente con la autorización correspondiente.
H) Medio Ambiente
1. En nuestra empresa reconocemos nuestra responsabilidad con la protección del medio ambiente. Este compromiso es compartido por todos los miembros de la organización, y nadie puede asumir que la responsabilidad recae únicamente en otros.
2. Todos los colaboradores de Stratego deben tomar las acciones necesarias dentro de sus atribuciones para asegurarse de que en las áreas de trabajo se respete el medio ambiente y se haga un uso eficiente de la energía.
I) Salud Ocupacional y Seguridad
En Stratego, consideramos que la salud y la seguridad del personal, así como la preservación del equipo e instalaciones de trabajo, son de suma importancia en nuestra actividad diaria. No hay ninguna tarea que justifique tomar riesgos innecesarios en su ejecución.
Debemos cumplir con nuestros objetivos y metas, pero siempre actuando de manera segura. Por lo tanto, nos comprometemos a:
1. Cumplir plenamente con las normas de seguridad e higiene establecidas en la empresa.
2. Promover y mantener un ambiente de trabajo adecuado y seguro.
3. Contribuir al desarrollo de la conciencia de seguridad entre todo el personal.
Para asegurar la efectividad de este compromiso, mantendremos este documento actualizado, accesible y de fácil comprensión. Además, estableceremos mecanismos para resolver dudas y abordar casos concretos que puedan surgir.
V. Administración del Código de Ética
A) Comité de Ética
Con el objetivo de asegurar el cumplimiento del presente Código, se establecerá un Comité de Ética como un organismo colegiado encargado específicamente de tratar cualquier asunto relacionado con el Código de Ética y su aplicación.
El Comité de Ética estará subordinado a la Junta Directiva y tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Difundir internamente el Código entre todo el personal.
2. Recibir cualquier tipo de comunicación relacionada con la aplicación del Código.
3. Procesar los expedientes relacionados con la aplicación del Código hasta llegar a una resolución.
4. Interpretar las dudas que puedan surgir en la aplicación del Código.
5. Proponer a la Junta Directiva aclaraciones y normas de desarrollo necesarias para la aplicación del Código.
6. Presentar un informe anual a la Junta Directiva para analizar su implementación.
El Comité de Ética podrá actuar de oficio, a solicitud de cualquier empleado debidamente identificado, e incluso a través de denuncias anónimas de buena fe realizadas por los empleados.
En ese sentido, cualquier comunicación relacionada con el presente Código, ya sea denuncias de incumplimiento o consultas sobre su interpretación o aplicación, podrá ser remitida al Comité de Ética o a cualquiera de sus miembros.
En el ejercicio de sus funciones, el Comité de Ética garantizará:
1. La confidencialidad de todos los datos, antecedentes y actuaciones llevadas a cabo, a menos que por ley o requerimiento judicial sea necesario divulgar información.
2. El análisis exhaustivo de cualquier dato, información o documento que sustente su intervención.
3. La realización de un procedimiento adecuado a las circunstancias del caso, siempre actuando con independencia y respetando el derecho de audiencia y la presunción de inocencia de las personas involucradas.
Las decisiones del Comité de Ética serán vinculantes tanto para la empresa como para los colaboradores.
B) Difusión y Actualización del Código de Ética
El Comité de Ética llevará a cabo un proceso para garantizar la comunicación y comprensión del Código de Ética en la empresa. Será distribuido a todos los colaboradores y se llevarán a cabo acciones adecuadas de comunicación, capacitación y sensibilización para promover su comprensión y aplicación en toda la organización.
Todos los colaboradores deben conocer el contenido y alcance de este documento, y una vez que se les entregue físicamente, deberán firmar una constancia que avale dicho conocimiento.
La experiencia en la aplicación diaria del Código constituirá una fuente de mejora continua, por lo que se establecerán mecanismos de retroalimentación para mantener este documento actualizado.
El Comité de Ética dispondrá de los recursos necesarios para garantizar la aplicación efectiva del presente Código.
C) Certificación de Cumplimiento del Código de Ética
a. Una vez al año, se elaborará y distribuirá un documento entre todos los empleados de la empresa, en el cual cada uno manifestará por escrito que ha actuado de acuerdo con el Código de Ética. Además, se podrán señalar desviaciones observadas en la conducta de terceros o plantear dudas sobre su aplicación. (Ver Formato de Declaración en Anexo).
b. El Comité de Ética se encargará de garantizar la entrega del documento a cada colaborador, y el Departamento de Recursos Humanos recopilará las declaraciones una vez finalizado el plazo establecido. Luego, presentará al Comité de Ética el informe correspondiente.
c. El Comité de Ética analizará, resolverá, documentará y emitirá un informe situacional con sus observaciones y comentarios a la Junta Directiva, asegurando el más estricto cumplimiento de la confidencialidad en el desempeño de sus funciones.
D) Sanciones del Código de Ética
Las infracciones al presente Código estarán sujetas a sanciones que se aplicarán en función de la gravedad de las faltas cometidas. Estas sanciones pueden ir desde una amonestación y suspensión hasta el despido, e incluso la denuncia penal ante las autoridades competentes.
E) Sistema de Denuncias del Código de Ética
1. Todos los colaboradores de la empresa tienen la responsabilidad de informar al Comité de Ética cualquier situación que pueda constituir una violación del Código de Ética. Se garantiza que el manejo de estas denuncias será confidencial, objetivo y debidamente documentado, siempre buscando cumplir estrictamente con nuestros valores y las leyes.
2. La comunicación abierta de situaciones e inquietudes por parte de los empleados, sin temor a consecuencias adversas, es crucial para mantener la armonía con las disposiciones de este Código.
3. Los colaboradores están comprometidos a colaborar en las investigaciones relacionadas con las denuncias.
4. Toda la información proporcionada en relación con los casos reportados recibirá una respuesta oportuna, profesional y confidencial.
5. Los colaboradores de la empresa cuentan con las siguientes instancias para realizar reportes: el Comité de Ética o cualquiera de sus miembros.
Estos reportes podrán realizarse a través de los siguientes medios: personalmente, por teléfono o por escrito, utilizando el buzón designado para este propósito.
VI. Incorporación del Código a la Normativa Corporativa Interna
El presente Código se incorpora como parte integral de la normativa interna de la empresa y entrará en vigor a partir del día de su aprobación por la Junta Directiva.
Este Código de Ética reemplaza en todas sus formas al Código de Ética previamente aprobado por la Junta Directiva de la empresa.
Modificación aprobada el 12 de octubre del 2023.