Tipos de sistemas de información y cómo elegir el mejor
La mayoría de las empresas, indistintamente de su tamaño o características, suele generar una importante cantidad de información, de datos, de números. Estos, en sí mismos, sin un correcto análisis y su posterior interpretación, no pasan de ser guarismos casi anecdóticos. Pero, si se someten a un análisis más exhaustivo, bajo procesos y criterios metodológicos, entonces, brillarán como el oro.
¿Cómo se puede organizar, procesar y sacar valor de esos datos que generamos? La respuesta se encuentra dentro de los llamados Sistemas de Información Gerencial. Pero ¿qué son estos sistemas? Veamos.
Un Sistema de Información es una serie de soluciones administrativas, las cuales, mediante el uso de información, facilitan el proceso de toma de decisiones. En otras palabras, es un conjunto de procedimientos que recopilan información de diversas fuentes, la analizan y la presentan en un formato entendible y accionable. Sobre los resultados de estos análisis, los gerentes pueden tomar decisiones y, mejor aún, realizar sus planes de negocio o planificación estratégica.
El proceso de los Sistemas de Información se puede resumir en tres grandes pasos: 1) las fuentes de información (personas, softwares, maquinarias) 2) Procesamiento de la información (recolección, análisis y elaboración de reportes) y 3) Gestión de los reportes y manejo de la información (toma de decisiones, generación de planes de acción, definición de estrategias y objetivos).
La idea de todo Sistema de Información es proveer información lógica, objetiva y científica, que minimice lo subjetivo y el azar de la toma de decisiones.
Las fuentes de datos suelen ser amplias y diversas, pero las más comunes suele ser:
Datos contables (ganancias, pérdidas, costos, pagos, cuentas por cobrar, etc.).
Datos de venta.
Indicadores de Gestión o KPI’s.
Horas de uso de equipos o maquinarias.
Trabajos producidos por maquinarias o equipos.
Horas de dedicación de los recursos humanos (y cualquier otro indicador de gestión humano).
Una vez definidas las posibles fuentes, queda por definir los tipos de Sistemas de Información existentes.
Tipos de Sistemas de Información
Sistema de procesamiento de Transacciones (TPS): es un sistema de información básico, que recoge datos provenientes de las operaciones o transacciones básicas de la empresa, aquellas que soportan la operación de la misma.
Sistema de información Gerencial (MIS): es un sistema de información dirigido a la media y alta gerencia, recopila y presenta de un modo estadístico los datos que recibe de dos o más sistema de información diferentes. Está diseñado para generar reportes recurrentes y frecuentes (semanales, quincenales y mensuales) que faciliten la correcta gestión o gerencia de la organización.
Sistema de control de procesos de negocios (BPM): este sistema monitorea y analiza los procesos industriales o de producción de las empresas. Se enfoca es los elementos físicos de las empresas, en sus maquinarias y equipos.
Sistema de Información de Marketing (SIM): otro sistema que involucra distintas fuentes (otros sistemas). Crea relaciones estructurales entre personal, humano, maquinarias y procedimientos. Toma en consideración datos provenientes de indicadores de gestión internos, inteligencia de mercado, estudios de mercado y plataformas de marketing (Google, HubSpot, etc.)
Sistema de colaboración empresarial (ERP): uno de los sistemas más usados, este sistema de información presta soporte a distintas tareas de operativas como sistemas multimedia, correos electrónicos, videoconferencias y transferencias de archivos, interactuando con todos los niveles y cargos de la empresa. Su alcance es amplio y multidisciplinario.
Sistema de Apoyo a la toma de decisiones (DSS): basado en sistemas computarizados o softwares especializados, este sistema se usa para la modelación de casos, escenarios, modelos o patrones que busquen solventar un problema o dar respuesta a una situación específica. Ideal para la toma de decisiones complejas.
Sistema de Información Ejecutiva (EIS): es un sistema que maneja tanto información interna de la empresa como externa y la presenta de una forma visual (gráfica) lo cual permite tomar decisiones rápidas. Integra datos de ventas, de usuarios e indicadores de gestión.
Teniendo esto en cuenta ¿cuál es el mejor para nuestra empresa y para nuestras comunicaciones? Como se pudo observar, se pueden combinar sistemas de información, dependiendo de la actividad de la empresa y las distintas gerencias en las cuales se divida.
En términos de comunicación, dependerá de los objetivos que se tengan planteados, pero se pueden combinar Los Sistemas de Marketing, Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (sobre todo ante la amenaza de crisis o riesgos) o el Sistema de Información Ejecutiva, por su facilidad para presentar, gráficamente la información.
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